Hyvä kokouspaketti on paljon enemmän kuin pelkkä kokoustila ja kahvitarjoilu. Se on kokonaisuus, joka tukee tilaisuuden tavoitteita alusta loppuun: tiloista ja tekniikasta aina tarjoiluihin ja palveluun asti. Blue Peter on tarjonnut kokouspalveluita Lauttasaaren merellisessä miljöössä vuodesta 1976, ja vuosien varrella olemme oppineet, mitä tapahtumasuunnittelijat ja sihteerit todella tarvitsevat onnistuneen kokouksen järjestämiseen. Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä hyvä kokouspaketti sisältää ja miten Blue Peterin paketit vastaavat B2B-asiakkaiden tarpeisiin.
Mitä kokouspaketti tarkoittaa?
Kokouspaketti on palvelukokonaisuus, joka yhdistää kokoustilan, tekniikan ja tarjoilut yhdeksi selkeäksi kokonaisuudeksi. Sen sijaan että asiakas kokoaisi tilaisuuden osaset erikseen, kokouspaketti tarjoaa kaiken tarvittavan yhdellä sopimuksella. Tämä helpottaa erityisesti tapahtumasuunnittelijoiden ja sihteerien työtä, sillä aikataulutus, budjetti ja logistiikka pysyvät hallinnassa ilman ylimääräistä koordinointia.
Hyvä kokouspaketin sisältö kattaa tyypillisesti vähintään seuraavat elementit:
- Kokoustila varusteineen
- Audiovisuaalinen tekniikka
- Tarjoilut tilaisuuden luonteen mukaan
- Henkilökohtainen palvelu ennen tilaisuutta ja sen aikana
Blue Peterin kokouspaketit on suunniteltu juuri tämän kokonaisvaltaisen ajattelun pohjalta. Jokainen paketti räätälöidään asiakkaan tarpeiden mukaan, ja meren läheisyys tuo tilaisuuteen ainutlaatuisen tunnelman, jota ei löydy tavallisesta toimistorakennuksesta.
Mitä palveluita hyvään kokouspakettiin kuuluu?
Laadukas kokouspaketin sisältö rakentuu useista toisiaan tukevista palasista. Pelkkä tila ei riitä, vaan pakettiin tulisi kuulua kaikki, mitä sujuva kokouspäivä vaatii. Blue Peterin tarjonnassa tämä tarkoittaa neljää erilaista pakettia, jotka kattavat erilaiset tilaisuustyypit ja aikataulut.
Aamiaiskokous Premium
Aamiaiskokous Premium on suunniteltu aamuisiin kokouksiin, joissa halutaan aloittaa päivä energisesti ja tehokkaasti. Paketti sisältää kattavan aamiaistarjoilun tuoreine kahveineen, teineen ja monipuolisine syötävineen. Tila on varusteltu kokoustekniikalla, ja palvelu on järjestetty niin, että osallistujat voivat keskittyä asiaan heti saavuttuaan. Aamiaiskokous on erityisen suosittu vaihtoehto silloin, kun kokousaika halutaan pitää tiiviinä ja päivä jatkuu muiden töiden parissa.
Lounaskokous Easy
Lounaskokous Easy yhdistää kokouksen ja lounaan joustavasti. Paketti sopii tilaisuuksiin, joissa kokous pidetään ennen lounasta tai lounaan jälkeen, tai vaihtoehtoisesti lounas toimii luontevana tauotuksena kokouksen keskellä. Laadukas lounastarjoilu valmistetaan tuoreista, sesongin mukaisista raaka-aineista, ja Blue Peterin keittiö huolehtii siitä, että ruoka on sekä maukasta että tilanteen vaatimuksia vastaavaa.
Kokopäiväkokous Classic
Kokopäiväkokous Classic on kattavin paketeistamme ja sopii tilaisuuksiin, jotka vievät koko työpäivän. Paketti sisältää aamiaistarjoilun, lounasbuffetin tai -menun, kahvitauot välipaloineen sekä tarvittaessa iltapäiväkahvit. Koko päivän kokous vaatii erityistä huomiota rytmitykseen ja tauotukseen, ja Kokopäiväkokous Classic on rakennettu juuri tätä silmällä pitäen. Osallistujat pysyvät vireinä ja keskittyneinä, kun tarjoilut tukevat päivän rakennetta.
Puolipäiväkokous Basic
Puolipäiväkokous Basic on selkeä ja toimiva valinta lyhyempiin tilaisuuksiin. Paketti kattaa kokoustilan ja perustarjoilun, kuten kahvin, teen ja pienen suolaisen tai makean tarjoilun. Se sopii erinomaisesti aamupäivän tai iltapäivän kokouksiin, joissa ei tarvita täyttä ruokailua mutta joissa tarjoilut tuovat silti arvokkaan lisän tilaisuuden tunnelmaan.
Miten kokoustilan sijainti vaikuttaa tilaisuuden onnistumiseen?
Kokoustilan sijainti on yksi aliarvostetuimmista tekijöistä yritystilaisuuksia suunniteltaessa. Helppo saavutettavuus vähentää myöhästymisiä ja stressiä, mutta sijainnilla on myös psykologinen vaikutus: ympäristö vaikuttaa suoraan osallistujien mielialaan ja motivaatioon.
Blue Peter sijaitsee Helsingin Pursiseuran yhteydessä Jätkäsaaressa Lauttasaaressa, ja se on saavutettavissa sekä julkisella liikenteellä että autolla. Meren äärellä pidettävä kokous tarjoaa arjesta poikkeavan ympäristön, joka virkistää ajattelua ja tukee luovaa ongelmanratkaisua. Erityisesti silloin, kun halutaan irrottautua toimiston rutiineista tai tehdä tilaisuudesta mieleenpainuva, merellinen sijainti tekee selkeän eron tavanomaiseen kokoushotelliin verrattuna.
Kesäisin Blue Peterin terassi ja merinäkymät luovat ainutlaatuisen tunnelman, joka jää osallistujien mieleen pitkäksi aikaa. Talvisin taas sisätilat tarjoavat rauhallisen ja viihtyisän ympäristön, jossa meri näkyy ikkunoista ja tunnelma on intiimi.
Kuinka suuri kokoustila tarvitaan eri tilaisuuksiin?
Kokoustilan koko on yksi ensimmäisistä kysymyksistä, johon tapahtumasuunnittelijan tai sihteerin täytyy vastata. Liian pieni tila ahtauttaa osallistujat ja heikentää työskentelymukavuutta, kun taas liian suuri tila voi tehdä tilaisuudesta persoonattoman ja hajanaisen.
Hyvä nyrkkisääntö on varata tilaa noin kaksi neliömetriä osallistujaa kohden, kun kyseessä on perinteinen pöytäkokous. Seminaari- tai luentotyyppisissä tilaisuuksissa tila voi olla hieman tiiviimpi, kun taas workshop-muotoisissa kokouksissa tarvitaan enemmän liikkumatilaa ryhmätöitä varten.
Blue Peterin kokoustilat soveltuvat erikokoisille ryhmille, ja tilojen järjestystä voidaan mukauttaa tilaisuuden luonteen mukaan. Pienet strategiakokoukset, keskikokoiset koulutustilaisuudet ja suuremmat yritystapahtumat löytävät kaikki sopivan ratkaisun. Tilajärjestelyistä kannattaa keskustella etukäteen, jotta tila palvelee juuri kyseisen tilaisuuden tarpeita parhaalla mahdollisella tavalla.
Mitä tarjoiluvaihtoehtoja kokouspakettiin kannattaa valita?
Tarjoilut ovat olennainen osa onnistunutta kokouspäivää. Ne eivät ole vain käytännöllinen lisä, vaan ne vaikuttavat suoraan osallistujien energiatasoon, keskittymiskykyyn ja yleiseen kokemukseen tilaisuudesta. Oikein valitut kokoustarjoilut Helsingissä voivat nostaa tavallisen kokouksen muistettavaksi tapahtumaksi.
Aamiaiskokouksiin sopii kevyt mutta ravitseva tarjoilu: tuoreet leivät, hedelmät, jogurtit ja laadukas kahvi pitävät osallistujat vireinä aamupäivän ajan. Lounaskokouksissa kannattaa panostaa monipuoliseen ja täyttävään ruokaan, joka ei kuitenkaan aiheuta iltapäivän väsymystä. Tässä sesonkisuus ja laadukkaat raaka-aineet tekevät selkeän eron.
Kahvitauot ovat kokopäiväkokouksen selkäranka. Hyvin ajoitettu kahvitauko välipaloineen antaa osallistujille mahdollisuuden palautua ja vaihtaa ajatuksia epävirallisesti, mikä usein tuottaa kokouksen parhaat ideat. Blue Peterin keittiö valmistaa tarjoilut tuoreista, sesongin mukaisista raaka-aineista, ja erityisruokavaliot huomioidaan aina etukäteen sovittaessa.
Mistä tietää, onko kokouspaketti hintansa arvoinen?
Kokouspaketin arvo ei mittaudu pelkästään hinnalla. Olennaista on, mitä paketti todella sisältää ja miten hyvin se vastaa tilaisuuden tarpeisiin. Hyvä tapa arvioida pakettia on käydä läpi seuraavat kysymykset:
- Sisältääkö paketti kaikki tarvittavat palvelut, vai tuleeko lisäkuluja erikseen?
- Onko tarjoilu laadukas ja tilaisuuden luonteeseen sopiva?
- Onko tila asianmukaisesti varusteltu ja viihtyisä?
- Saako henkilökohtaista palvelua suunnitteluvaiheessa ja itse tilaisuudessa?
- Voiko pakettia mukauttaa ryhmän tarpeiden mukaan?
Blue Peter on tarjonnut kokouspalveluita vuosikymmenien ajan, ja tuo kokemus näkyy käytännön yksityiskohdissa. Tilaisuuden suunnittelu alkaa aina henkilökohtaisella keskustelulla, jossa kartoitetaan asiakkaan tarpeet ja toiveet. Paketit ovat joustavia, ja niitä voidaan räätälöidä niin ryhmäkoon, aikataulun kuin tarjoilujenkin osalta.
Kun kokousjärjestelyt ovat ammattilaisten käsissä ja sijainti tarjoaa merellisen tunnelman tavanomaisten kokoustilojen sijaan, tilaisuuden arvo ylittää helposti pelkän hintavertailun. Osallistujat muistavat tilaisuuden, ja se kertoo jotain oleellista järjestäjästä.
Suunnitteletko seuraavaa yritystilaisuutta? Ota yhteyttä Blue Peteriin ja kerrotaan lisää siitä, miten voimme räätälöidä juuri teille sopivan kokouspaketin merellisessä ympäristössä Lauttasaaressa.