Pikkujoulut ilman tilavuokraa on täysin mahdollista järjestää, kun tilaisuuteen tilataan ruoka- ja juomatarjoilut suoraan ravintolasta. Tällöin ravintola ei normaalisti peri erillistä tilavuokraa, vaan tilan käyttö sisältyy kokonaisuuteen. Alla käymme läpi, mistä hinta muodostuu, mitä kokonaistarjous pitää sisällään ja miten tarjouspyyntö kannattaa tehdä.
Voiko pikkujoulut järjestää ilman tilavuokraa?
Kyllä, pikkujoulut ilman tilavuokraa on mahdollista järjestää, kun tilaisuuteen tilataan ruoka- ja juomatarjoilut ravintolasta. Ravintola ei normaalisti peri erillistä tilavuokraa, kun tila täytetään sen omilla tarjoiluilla. Tila on siis käytettävissä osana kokonaisuutta, ei erillisenä kulueränä.
Tämä on keskeinen ero ravintolan ja erikseen vuokrattavan juhlatilan välillä. Ravintolassa tarjoilut ja tila nivoutuvat yhteen selkeäksi kokonaispaketiksi, jonka hinta perustuu vierasmäärään ja valittuihin tarjoiluihin. Erillisessä juhlatilassa tila, ruoka, juomat ja henkilökunta hinnoitellaan yleensä erikseen, mikä tekee kokonaisuuden hahmottamisesta hankalampaa.
Pikkujouluja suunnittelevalle tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että ravintolaan tehtävä tarjouspyyntö tuottaa yhden selkeän luvun, josta näkyy koko tilaisuuden kustannus ilman yllätyksiä.
Mistä pikkujoulujen hinta muodostuu?
Pikkujoulujen hinta muodostuu useasta tekijästä: vierasmäärästä, valituista ruoka- ja juomatarjoiluista, käytettävistä tiloista, tilaisuuden kestosta sekä mahdollisista lisäpalveluista. Yksittäinen juhlatilan vuokrahinta ei siis kerro koko totuutta tilaisuuden kokonaiskustannuksista.
Käytännössä hintaan vaikuttavat seuraavat tekijät:
- Vierasmäärä: Henkilömäärä ohjaa tarvittavan tilan kokoa ja tarjoilujen määrää.
- Ruokatarjoilu: Buffet, istumaillallinen tai cocktail-tarjoilu vaikuttavat merkittävästi kokonaishintaan.
- Juomatarjoilu: Avoin baari, viinitarjoilu tai alkoholittomat vaihtoehdot hinnoitellaan erikseen tai pakettiin sisällytettynä.
- Tilaisuuden kesto: Pidempään jatkuvat juhlat voivat vaikuttaa henkilöstökuluihin.
- Lisäpalvelut: Ohjelma, tekniikka, koristelu tai erityisjärjestelyt lisätään kokonaisuuteen tarpeen mukaan.
Kun nämä tekijät ovat selvillä, ravintola voi koota niistä yhden selkeän tarjouksen, jota on helppo verrata muihin vaihtoehtoihin.
Ravintola vai erikseen vuokrattava juhlatila: kumpi tulee edullisemmaksi?
Ravintolan kokonaistarjous tulee useimmiten edullisemmaksi kuin erikseen koottu kokonaisuus, jossa juhlatila, catering, juomat, henkilökunta ja siivous hankitaan eri toimittajilta. Alla on vertailu, joka havainnollistaa eroa.
- Tila: Erillisessä juhlatilassa tila laskutetaan erikseen, usein tuntiveloituksella. Ravintolassa tila sisältyy tarjoiluihin ilman erillistä tilavuokraa.
- Ruoka: Erillisessä tilassa catering tilataan ulkopuoliselta toimijalta. Ravintolassa ruoka tulee saman katon alta.
- Juomat: Erillisessä tilassa juomia varten tarvitaan oma järjestely tai anniskelulupa. Ravintolassa juomatarjoilu on osa palvelua.
- Henkilökunta: Erillisessä tilassa tarjoilijoista ja valvonnasta sovitaan erikseen. Ravintolassa henkilökunta on jo paikalla.
- Siivous: Erillisessä tilassa siivous voi olla vuokralaisen vastuulla tai se laskutetaan erikseen. Ravintolassa siivous sisältyy kokonaisuuteen.
- Tekniikka: Erillisessä tilassa AV-laitteet vuokrataan tai hankitaan itse. Ravintolassa tekniikka on usein käytettävissä osana palvelua.
Esimerkiksi Helsingfors Segelklubb (HSK) -pursiseuran Klubitalon kokoustilat maksavat 90 euroa tunnilta, ja tähän päälle tulevat vielä ruoka, juomat, henkilökunta ja siivous erikseen. Kun nämä kaikki lasketaan yhteen, ravintolan edullinen juhlatila -vaihtoehto osoittautuu usein selvästi kilpailukykyisemmäksi kokonaisuudeksi.
Mitä kokonaistarjous voi sisältää?
Ravintolan kokonaistarjous pikkujouluille voi sisältää tilan, ruokatarjoilun, juomatarjoilun, henkilökunnan, siivouksen ja tekniikan yhdessä paketissa. Tarjouksen sisältö räätälöidään aina tilaisuuden tarpeiden mukaan, joten lopullinen paketti vastaa juuri kyseisen ryhmän toiveita.
Tyypillinen kokonaistarjous pitää sisällään:
- Tilan varauksen sovittuna ajankohtana
- Valitun ruokailutavan, kuten buffet-pöydän tai istumaillallisen
- Juomatarjoilun, joka voidaan räätälöidä ryhmän toiveiden mukaan
- Ammattitaitoisen henkilökunnan koko tilaisuuden ajaksi
- Tilan järjestelyn ja siivouksen
- Mahdolliset AV-laitteet ja tekniikan ohjelmaa varten
Kokonaistarjouksen selkein etu on läpinäkyvyys. Kun kaikki on yhdessä tarjouksessa, budjettia on helppo hallita eikä piilokustannuksia pääse syntymään. Lisäpalvelut, kuten ohjelmanumeroiden järjestäminen tai erityinen koristelu, voidaan lisätä kokonaisuuteen erikseen sovittaessa.
Mitä kannattaa kertoa tarjouspyynnössä?
Mitä tarkemmin tarjouspyynnössä kuvaa tilaisuuden tarpeet, sitä täsmällisemmän ja vertailukelpoisemman tarjouksen ravintola voi antaa. Hyvä tarjouspyyntö säästää aikaa molemmilta osapuolilta ja varmistaa, että tarjous vastaa todellisia tarpeita.
Tarjouspyyntöön kannattaa sisällyttää ainakin nämä tiedot:
- Päivämäärä: Toivottu juhlapäivä tai vaihtoehtoiset päivämäärät
- Vierasmäärä: Arvioitu tai tarkka osallistujamäärä
- Tilaisuuden tyyppi: Pikkujoulut, yritysjuhla, cocktail-tilaisuus tai muu
- Alkamis- ja päättymisaika: Milloin tilaisuus alkaa ja mihin mennessä se päättyy
- Ruoka- ja juomatoiveet: Erityisruokavaliot, toivottu tarjoilutyyli tai juomapaketti
- Ohjelma: Onko tilaisuudessa esiintyjiä, puheita tai muuta ohjelmaa
- AV-tarpeet: Tarvitaanko mikrofonia, projektoria tai muuta tekniikkaa
- Muut toiveet: Koristelu, istumajärjestys, erityisjärjestelyt tai muu huomioitava
Kun nämä tiedot ovat valmiina, ravintola voi koota niiden pohjalta selkeän kokonaistarjouksen, jonka voi suoraan hyväksyä tai josta voi käydä tarkentavan keskustelun. Lisätietoa juhlatilan vuokrauksen hinnasta löytyy myös erillisestä oppaastamme.
Miten pikkujoulut onnistuvat ilman erillistä tilavuokraa Blue Peterissä?
Blue Peter on järjestänyt onnistuneita pikkujouluja Lauttasaaressa Helsingfors Segelklubb (HSK) -pursiseuran yhteydessä vuodesta 1976 lähtien. Ravintola tarjoaa juhlatilan ilman tilavuokraa Helsingissä: kun tilaisuuteen tilataan ruoka- ja juomatarjoilut Blue Peteristä, erillistä tilavuokraa ei normaalisti peritä.
Merimainen ympäristö, ammattitaitoinen henkilökunta ja vuosikymmenten kokemus tapahtumajärjestämisestä tekevät Blue Peteristä luotettavan valinnan niin pienille kuin suuremmillekin ryhmille. Ravintola räätälöi kokonaisuuden aina ryhmän tarpeiden mukaan, buffet-illallisesta cocktail-tarjoiluun, ja huolehtii siitä, että tilaisuus sujuu alusta loppuun. Meren äärellä sijaitseva ravintola tarjoaa myös talvella viihtyisän ja tunnelmallisen ympäristön, joka tekee pikkujouluista muistettavan kokemuksen.
Kaikkia tilaisuuksia varten Blue Peter kokoaa selkeän kokonaistarjouksen, josta näkyvät kaikki kustannukset yhdellä silmäyksellä. Pyydä tarjous sähköpostitse osoitteeseen ravintola@bluepeter.fi tai soittamalla numeroon 010 424 9801, ja ravintolan henkilökunta auttaa suunnittelemaan juuri teille sopivan kokonaisuuden.