Kokous ja pikkujoulut samana päivänä ovat ratkaisu, joka säästää aikaa, vaivaa ja logistisia päänsärkyjä. Sen sijaan että varaisitte erikseen kokoustilan strategiapäivälle ja juhlapaikan illanvietolle, voitte hoitaa koko päivän yhdellä varauksella ja yhdessä paikassa. Tämä opas kertoo, miten päiväkokous ja illallinen yhdistetään sujuvaksi kokonaisuudeksi niin, että tiimi saa kaiken irti sekä työskentelystä että juhlimisesta.
Hyvä suunnittelu on kaiken perusta. Kun tiedätte etukäteen, mitä päivältä haluatte, siirtymä kokoussalista juhlapöytään tapahtuu luontevasti eikä kukaan joudu odottelemaan tai ihmettelemään, mitä seuraavaksi tapahtuu.
Miksi yhdistää kokous ja pikkujoulut samaan päivään?
Strategiapäivä ja pikkujoulut samana päivänä ovat käytännöllinen valinta erityisesti loppuvuodesta, jolloin kalenterit täyttyvät nopeasti. Kun kokoustila ja juhlatila löytyvät samasta paikasta, tiimi ei hajoa eri suuntiin päivän päätteeksi, eikä kukaan joudu järjestämään ylimääräistä kuljetusta paikasta toiseen.
Yhteinen päivä myös vahvistaa yhteishenkeä. Aamupäivän intensiivinen työskentely ja iltapäivän päätökset saavat luontevan jatkon, kun ilta vietetään yhdessä rennommassa tunnelmassa. Tiimi, joka on rakentanut päivän aikana yhteistä näkemystä, juhlistaa sitä mielellään yhdessä. Lisäksi yhteen paikkaan keskitetty päivä on usein myös kustannustehokkaampi ratkaisu kuin kahden erillisen tilaisuuden järjestäminen.
Kokouspaketit: aamiaisesta kokopäivään
Kun tutustutte kokouspaketteihin etukäteen, voitte valita juuri teidän aikatauluunne sopivan vaihtoehdon. Tarjolla on useita paketteja, jotka kattavat eri pituiset kokousajat ja sisältävät tarjoilut valmiiksi suunniteltuina.
Seuraava luettelo havainnollistaa eri vaihtoehdot ja sen, millaiseen tilanteeseen kukin sopii parhaiten:
- Aamiaiskokous klo 8-11 sopii, kun haluatte aloittaa päivän tehokkaasti ja vapautua iltapäiväksi muuhun ohjelmaan.
- Puolipäiväkokous klo 8-12 tai 12-16 sopii, kun tarvitsette tiiviimmän kokonaisuuden joko aamupäivään tai iltapäivään.
- Lounaskokous klo 12-15 sopii, kun haluatte yhdistää kokouksen ja yhteisen aterian luontevasti.
- Päiväkokous klo 11-17 sopii, kun tarvitsette reilusti aikaa suunnittelulle ennen illan juhlaa.
- Kokopäiväkokous klo 8-17 sopii, kun kyseessä on laajempi strategiapäivä, joka vaatii koko päivän panoksen.
Paketteihin kuuluu tarjoiluja kokouksen pituuden mukaan: aamiainen, noutopöytälounas ja iltapäiväkahvi. Menuja voidaan muokata ryhmän tarpeiden mukaan, ja gluteeniton tarjoilu onnistuu pyydettäessä. Pakettien hinnoista kannattaa kysyä suoraan, sillä ne räätälöidään ryhmän koon ja toiveiden mukaan. Lisätietoa löydätte myös sivulta, joka kertoo, mitä hyvä kokouspaketti sisältää.
Siirtymä kokouksesta illalliseen
Kun kokouspäivä alkaa lähestyä loppuaan, on hyvä varata hetki siirtymää varten. Käytännössä tämä tarkoittaa lyhyttä taukoa, jonka aikana tila voidaan järjestellä uudelleen tai tiimi siirtyy toiseen tilaan. Tämä hetki toimii luonnollisena rajana työn ja vapaa-ajan välillä.
Hyvä siirtymä ei tapahdu itsestään, vaan se kannattaa suunnitella etukäteen. Sopikaa päivän ohjelma niin, että kokouksen viimeinen tunti on omistettu yhteenvedoille ja päätöksille eikä uusille aiheille. Näin tiimi pystyy irrottautumaan työasioista ja virittäytymään illan tunnelmaan ilman, että asiat jäävät kesken.
- Ilmoittakaa henkilökunnalle etukäteen siirtymäajankohta, jotta tila tai kattaus on valmiina oikeaan aikaan.
- Varatkaa tiimille hetki ennen illallista esimerkiksi pukeutumiseen tai lyhyeen hengähdystaukoon.
- Käyttäkää siirtymää myös tunnelman luomiseen: pieni juoma tai tervetuliaismalja merkitsee selkeästi, että juhlaosuus alkaa.
Kun siirtymä on suunniteltu hyvin, se tuntuu luontevalta jatkumolta eikä päivä hajoile irrallisiksi osiksi.
Esimerkkipäivä: kokous, illallinen ja juhla
Konkreettinen esimerkkiohjelma auttaa hahmottamaan, miltä yhdistetty strategiapäivä ja pikkujoulut voivat käytännössä näyttää. Alla oleva ehdotus perustuu kokopäiväkokoukseen, jota seuraa illan juhla.
- Klo 8.00: Tiimi saapuu, aamiainen tarjoillaan ja päivän ohjelma käydään läpi.
- Klo 9.00-12.00: Aamupäivän työskentelyosuus: strategiset teemat, ryhmätyöt ja keskustelut.
- Klo 12.00-13.00: Noutopöytälounas, joka antaa tauon ja mahdollisuuden epävirallisille keskusteluille.
- Klo 13.00-17.00: Iltapäivän työskentelyosuus: päätökset, toimenpidesuunnitelmat ja yhteenveto. Iltapäiväkahvi tarjoillaan sopivaan väliin.
- Klo 17.00-18.00: Siirtymätauko, tilan järjestely ja tiimin valmistautuminen iltaan.
- Klo 18.00: Illallinen alkaa, tunnelma vaihtuu ja juhla käynnistyy.
- Myöhemmin illalla: Tanssilattia, oma bändi tai DJ, ja ilta jatkuu sovittuun päättymisaikaan saakka.
Tämä rakenne on vain yksi esimerkki. Ohjelma voidaan sovittaa teidän ryhmänne rytmiin ja toiveisiin, ja päättymisaika sovitaan aina etukäteen. Anniskeluoikeudet ovat voimassa klo 04.00 asti, joten illanvietolle on reilusti tilaa.
Kokous ja pikkujoulut Blue Peterissä
Blue Peter on toiminut Helsingfors Segelklubb (HSK) -pursiseuran yhteydessä Lauttasaaressa vuodesta 1976. Vuosikymmenten kokemus tapahtumien järjestämisestä näkyy siinä, miten sujuvasti erilaiset tilaisuudet hoituvat, päiväkokouksesta iltajuhlaan. Merellinen ympäristö ja vesistönäkymät luovat tunnelman, jota ei löydy tavallisesta kokoushotellista.
Kokoustiloja on useita eri ryhmäkokoja varten. Sali sopii jopa 150 hengen kokouksiin, Klubi-kabinetti palvelee alle 30 hengen ryhmiä, Isopässi on suunniteltu 30-60 hengen tilaisuuksiin ja Kellosaari-kabinetti 14 hengelle. Kaikissa tiloissa on videotykit, langaton Apple TV ja Chromecast sekä HDMI-liitännät, joten tekniikka ei aseta rajoituksia esityksillenne. Tämä tekee paikasta toimivan vaihtoehdon niin pienelle tiimille kuin suuremmalle organisaatiolle, joka etsii kokouspaketteja Helsingistä.
Illan pikkujoulut sujuvat samassa tilassa tai sen vieressä: tanssilattia on käytettävissä, ja voitte tuoda oman bändin tai DJ:n. Ravintola on tarvittaessa auki ryhmille ja tilaisuuksille myös normaalien aukioloaikojen ulkopuolella, joten päivän rakenne voidaan suunnitella teidän ehdoillanne.
Pyydä tarjous tai kysy lisätietoja suoraan: ravintola@bluepeter.fi tai 010 424 9801. Blue Peterin henkilökunta auttaa räätälöimään päivästä juuri teidän tiimillenne sopivan kokonaisuuden.